25 Nov L’organizzazione di un evento (di formazione)
Un caso pratico per farvi vedere cosa c’è nel dietro le quinte di un evento
Insieme ai nostri partner Qualitando, Fooditality ha organizzato un corso di formazione pratico per ristoratori e albergatori. La giornata del 13 Novembre 2017 è stata speciale – qui il resoconto con cronaca e foto della giornata sul blog di Qualitando – ma vi vogliamo accompagnare, in poche righe, in quella che è stata l’organizzazione dell’evento nel pre, durante e dopo sperando che vi possa essere magari anche di supporto per i vostri eventi.
PRE:
– brainstorming per definire le linee guida del nostro evento.
L’idea era chiara nella nostra testa: non il solito corso di formazione pieno di parole ma una vera giornata di “messa in pratica” delle competenze in ambito social e brand reputation per alberghi e ristoranti. Da qui, subito, la nostra decisione di inserire il termine “Laboratorio” nel titolo dell’evento.
– definizione della brand identity dell’evento: dal concept ai colori
Poiché questa è stata una prima edizione di corso organizzato insieme, abbiamo deciso di utilizzare nella comunicazione quelli che sono i colori principali dei nostri brand – Fooditality e Qualitando. L’ideazione di un brand dedicato all’evento è stata in questa fase rimandata a edizioni successive ma tante tante idee bollono in pentola. Abbiamo creato le locandine per l’evento, una presentazione di anteprima dedicata agli sponsor e le prime bozze di cartoline e materiale promozionale da stampare
– dove e quando?
La location è stata da subito chiara: sul Lago di Garda che è sicuramente una zona avanzata dal punto di vista dell’ospitalità e ben connessa con le varie regioni del Nord Italia. Durante uno dei precedenti corsi, una gentile direttrice in zona Lago di Garda si era detta interessata ad ospitare uno dei nostri eventi di formazione e insieme abbiamo quindi definito tutta l’organizzazione. Dal primo giorno di organizzazione fino all’ultimo coffee break, l’hotel che ci ha ospitato, il Principe di Lazise, si è occupato in modo impeccabile di tutta l’accoglienza e ci ha aiutato nella logistica relativa alla sala in cui abbiamo organizzato il corso.
– trovare i giusti partner
Per organizzare un evento di qualità è necessario avere ottimi professionisti al proprio fianco.
Volevamo emettere contenuti eccellenti e così abbiamo cercato e voluto relatori che avessero storie reali da trasmettere ai partecipanti.
Per il modulo sulla ristorazione, chi avrebbe potuto raccontarsi meglio di un ristorante stellato? Noi abbiamo voluto uno stellato particolare, non solo ristorante ma anche hotel, anzi agriturismo! Andrea Raccanello e lo Chef Gianni Tarabini de La Fiorida ci hanno accompagnato in un viaggio nella loro strategia e nei risultati sorprendenti che hanno raggiunto in questi due anni grazie al loro lavoro sui canali social.
Per il laboratorio dedicato a web reputation, hotellerie e turismo non abbiamo avuto dubbi: lo special guest avrebbe dovuto essere Armando Travaglini di Digital Marketing Turistico che ci ha accompagnato in uno dei suoi speech allegri e fortemente professionalizzanti.
Ovviamente però abbiamo pensato anche di farci accompagnare nel nostro percorso da fornitori eccellenti nel settore ho.re.ca., abbiamo avuto così l’opportunità di avere come sponsor Fastbooking, GestioneAlbergo, Hoxell, Gelati Pepino, il fotografo Claudio Beduschi e la cantina Cima del Pomer a cui abbiamo dato diversi spazi
– il piano di marketing!
Come ogni evento che si rispetti, anche questo ha avuto un proprio piano di marketing che sarebbe veramente lungo da raccontare (lo faremo magari in altra occasione) ma che ha visto queste leve come fondamenti principali
– creazione di una landing page: per diffondere le informazioni principali, creare una pagina di atterraggio per le azioni di mailing e le campagne e per indicizzare i contenuti, oltre a dare visibilità all’evento e ai partner. Ecco qui la nostra https://www.fooditality.com/formazione/laboratorio/ dove i partecipanti hanno anche avuto l’opportunità di comprare i biglietti online
– gestione e pianificazione dei post sui canali social e campagne social: abbiamo deciso di veicolare l’evento attraverso i nostri canali social ufficiali e di creare un evento su Facebook. Come diciamo sempre, i social networks non sono strumenti gratuiti ma necessitano di budget. Abbiamo quindi stabilito sin dagli inizi la spesa per sponsorizzare le campagne su Facebook, Twitter, Instagram e Linkedin. In totale i contenuti sono stati visualizzati, solo nei canali di Fooditality, circa 150.000 impressions. Immaginate l’ammontare della visibilità prodotta in toto grazie ai post incrociati con i vari partner
– creazione dell’evento su Eventbrite: abbiamo scelto questo strumento per gestire gli iscritti e le transazioni online. E’ sicuramente un sistema leggermente costoso per chi organizza gli eventi in quanto trattiene alcune % sulle vendite ma un ottimo strumento per processare i pagamenti online tramite carta di credito in tutta sicurezza.
– direct e-mail marketing: abbiamo inserito la segnalazione dell’evento nelle nostre comunicazioni periodiche ai relativi database e abbiamo chiesto anche ai nostri partner di emettere dei contenuti. Per loro abbiamo creato anche degli speciali codici sconto che hanno permesso di aumentare il numero di iscritti all’evento
– promozione offline: Fooditality insieme a Qualitando ha partecipato alla scorsa edizione del TTG – vi ricordate il nostro stand insieme? Anche in questa occasione abbiamo sponsorizzato offline l’evento creando un codice promozionale apposito e alcune locandine
– promozione 1to1: come ogni evento che si rispetti, questa modalità di comunicazione è stata fondamentale. La fiducia nei professionisti ha fatto sì che molte persone si iscrivessero dopo aver ricevuto una comunicazione personalizzata da uno dei partner o dopo il passaparola.
– creazioni di contenuti editoriali: grazie alla splendida collaborazione della nostra giornalista e moderatrice Alessandra Zamarra, abbiamo posto alcune domande ai nostri partner e colleghi per poter avere il loro prezioso punto di vista sulla formazione e su social e web reputation. Questo ci ha permesso, non solo di poter promuovere i nostri partner con contenuti interessanti per il nostro pubblico ma anche di conoscere il punto di vista sulle tematiche che avremo trattato al corso
– interazione con gli iscritti: si è creato un rapporto già prima di iniziare il corso grazie all’invio di indicazioni e di vademecum e questa si è poi portata avanti anche durante e dopo il corso con richieste di feedback, riscontri ad eventuali richieste di approfondimenti e con il mantenimento della community che si è creata intorno all’evento
DURANTE E DOPO:
– data la tematica del corso, si è tenuto molto a dedicare forte attenzione all’esperienza vissuta dai partecipanti in termini di feedback, sin dalla prima ora del corso. La mattina si è infatti aperta con la prima parte di lezione di Martina Ricci Gori sui Social Network e il loro ruolo nel settore ristorazione e hotellerie: dal perfetto profilo social fino alle statistiche relative alle performance, passando anche dal marketing 1to1. Già dal termine di questo primo modulo, abbiamo utilizzato lo strumento prima impressione di Qualitando per comprendere come i partecipanti stessero percependo il corso e come potessimo eventualmente correggere la rotta.
– copertura live e social: essendo un corso molto focalizzato sul lavoro pratico sui social, si è cercato di coinvolgere i presenti nella creazione di contenuti dedicati all’evento stesso. Abbiamo insegnato ad esempio a creare delle stories su Instagram e qualcuno ha deciso di dedicarci un contenuto condividendolo sui propri canali. Qualcuno ha deciso di farsi un selfie con lo Chef che è stato il nostro special guest e l’ha condiviso sui canali aziendali.
Altri ancora hanno imparato dal workshop di Marzia Baislak su come rispondere alle recensioni sul web e su Tripadvisor e molti hanno già messo in pratica le nuove competenze. Come abbiamo fatto a stimolarli? Ad esempio, andando ad inserire nelle nostre slide gli # da utilizzare
– uno dei nostri partner è un fotografo e ovviamente abbiamo pensato di documentare la giornata con fotografie di qualità. Ovviamente ci siamo messi in regola con quelle che sono le normative sulla privacy facendo firmare ad iscritti e partner la liberatoria fotografica. E’ per questo quindi che abbiamo il piacere di farvi conoscere i partecipanti al corso
– un pranzo e allegre pause di networking
Il nostro evento prevedeva un numero chiuso e partecipanti, tutti professionisti di uno stesso settore. Abbiamo quindi lasciato loro l’opportunità di avere alcuni momenti di incontro in cui potessero conoscersi, scambiarsi opinioni e parlare con relatori e sponsor.
Durante queste pause abbiamo pensato di far fare esperienze di gusto ai nostri corsisti, così una pausa caffè è stata rallegrata dai gelati Pepino mentre il pranzo servito dal ristorante del Principe di Lazise è stato accompagnato dai vini di Cima del Pomer. In entrambi i casi gli sponsor hanno potuto rimanere in stretto contatto e raccontare la propria storia, oltre che il proprio prodotto, ai partecipanti.
E queste sono solo alcune delle cose da fare per organizzare un evento o un corso. Volete maggiori suggerimenti e una to-do-list completa? Contattateci o continuate a seguirci
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